Uitleg voor het maken van een volledig formulier in liggend formaat

Je kan het formulier eerst ontwerpen in een apart Excel-bestand en als het klaar is kopiëren naar een bestaand Excel-bestand (dat wel geopend moet zijn).

• Start Excel2010 in een leegblad
• Klik onderaan met RECHTS op de naam van het Tabje en verander de naam. bijv. Formulier01

• Stel (eventueel) het afdrukformaat in op 'LIGGEND' door in het menu te kiezen voor: Pagina indeling - Afdrukstand - Liggend.

• Vul de titels voor de kolommen in

• Zet (tijdelijk) wat tekst onder de titels om er achter te komen hoe breed de kolommen moeten worden.

• Zorg er voor dat in de kolommen met bedragen de valuta € wordt ingevuld.
  Selecteer daarvoor die cellen en klik in het menu:
  Start - Getal - Valuta symbool

• Nu gaan we de kolommen de juiste grootte maken.
  DubbelKlik met de muis tussen de kolommen A en B op het moment dat de muis een streepje is met een pijltje naar Links en een pijltje naar Rechts.

• De kolom heeft nu de juiste breedte om er een getal van 2 cijfers in te zetten.

• Vervolgens klikken we met RECHTS op kolomletter B en kiezen voor Kolombreedte

• Geef een kolombreedte aan van 28

• Pas de andere kolommen ook aan volgens onderstaande opgave.
  De respectievelijke kolombreedte in dit voorbeeld is:
  A - 0,69 cm / 2,71
  B - 5,72 cm / 26
  C, E, G, I en K - 2,06 cm / 9,71
  D , F, H, J en L  - 1,83 cm / 8,43

• Vervolgens gaan we de lijnen tekenen. Kies in het menu:
  Start - Lettertype - Randen tekenen - Randraster tekenen.
• Sleep de muis over de regels en kolommen welke lijnen moeten krijgen.
• Klik NOGMAALS op het symbooltje om met tekenen te stoppen.

• Selecteer met de muis de kolommen C en D

• Kies nu voor Dikke Kaderrand

• Doe de zelfde handelingen voor de Dikke kaderrand rond kolom E+F, G+H, I+J, K+L

• Zet in cel A2: het getal 1
• Zet in cel A3: het getal 2
• Selecteer met de muis cel A2 en A3 en sleep de muis daarna naar beneden om de rijnummers aan te vullen.

• We gaan nu van het geheel een TABEL maken. Hierdoor wordt het beter om nieuwe rijen in te voegen of rijen te verwijderen. Bovendien is de opmaak d.m.v. gekleurde rijen duidelijker.
• Selecteer alle rijen en kolommen waar gegevens staan of kunnen komen.
  In dit voorbeeld: A1 t/m L33
• Kies in het menu; Invoegen - Tabel maken
• Klik aan: De Tabel bevat kopteksten

• Kies nu onder het menu: Hulpmiddelen voor tabellen, voor de kleuren die je wilt gebruiken.

• Ga nu naar het tabje: Gegevens en klik het symbooltje 'Filter' UIT. Hierdoor verdwijnen de pijltjes naast de kolomtitels.

• NB Het kan zijn dat de kolombreedte hersteld moet worden naar de eerder opgegeven waarden omdat het anders niet goed meer past bij afdrukken.

• Ga in Cel B33 staan en typ daar de formule:
  ="Aantal personen :"&AANTALARG(B2:B32)

• Zet in cel D33 de formule: =SUBTOTAAL(109;D2:D32)

• Deze formule zorgt ervoor dat als er rijen worden verborgen, de waarden in de verborgen rijen NIET wordt meegeteld.

• Zet in cel F33 de formule: =SUBTOTAAL(109;F2:F32)
• Zet in cel H33 de formule: =SUBTOTAAL(109;H2:H32)
• Zet in cel J33  de formule: =SUBTOTAAL(109;J2:J32)
• Zet in cel L33  de formule: =SUBTOTAAL(109;L2:L32)

• Ga in Cel A1 staan en kies in het menu:
  Beeld - Blokkeren - Titels blokkeren

• De titels blijven nu 'vast' staan als je scrollt.

• Koptekst toevoegen:
  Klik rechtsonder het werkblad op het symbooltje voor : pagina indeling

• Typ de titel in

• Klik de muis in het linker lege vakje
• Klik op het Huidige datum symbooltje

• Klik rechts onderaan nu weer op het .. symbooltje om de normale weergave weer te krijgen.

• Nu kan eventueel nog het venster worden aangepast door de formulebalk e.d. uit te zetten.
  Kies hiervoor in het menu: Beeld - en zet uit wat je niet wilt zien.(Formulebalk/Koppen/Rasterlijnen)

Blad kopiëren naar nieuw of ander bestand

Het bestand kan nu als 'Sjabloon' gebruikt worden voor de in te vullen formulieren.
Wordt dit bijvoorbeeld gebruikt voor een Wekelijks formulier, dan kan je steeds voor de volgende week een nieuwe kopie maken..
Dat gaat zo:

• Klik met RECHTS op het naampje van het blad.
• Kies voor: Verplaatsen of kopiëren

• Kies voor Naar Map: Nieuwe Map
• Klik :  Kopie maken

• Het kan zijn dat het nieuwe werkblad foutmeldingen toont op kolom A.
  Er zijn dan groene hoekjes aan de cel zichtbaar.

• Selecteer in dat geval alle cellen met zo'n groen hoekje.
• Klik daarna op het pijltje naast het foutmelding symbooltje
• Kies voor: Fout negeren

Afdrukvoorbeeld

• In Excel 2010 NL
• Kies in het menu voor: Bestand - Afdrukken

• Selecteer de printer
• Aan de rechterzijde staat het voorbeeld.
• Kies midden onder aan bij 'Niet aanpassen' voor 'passend maken voor één pagina', of als er meer rijen zijn voor 'Alle kolommen passend maken voor één pagina'

• Kies voor Marges en maak daar eventueel nog een keuze voor 'Smal'

• Klik op 'Bestand' om weer terug te keren naar het werkblad.

Resultaat is onderstaand bestand: